Коммерческое предложение на автоматизацию процессов: что писать и как считать
Автоматизацию заказывают не ради программы, а ради того, чтобы часть ручной работы перестала выполняться людьми. Поэтому предложение начинается не с технологий, а с описания процесса в том виде, в каком он идёт сейчас: кто передаёт заявку, в каком файле ведётся учёт, сколько раз одни и те же данные вводятся заново, где решение принимается руководителем, а где просто переносится строка из таблицы в таблицу. Если это описание не зафиксировано на бумаге, каждая сторона держит в голове свою версию процесса, и расхождение вскрывается на приёмке, когда переделка стоит дороже всего.
Вторая особенность — люди. У процесса есть роли: кто заводит данные, кто проверяет, кто утверждает, кто отвечает за исключения. После автоматизации часть этих действий исчезает, часть меняется, а часть остаётся ручной намеренно. Сотрудникам приходится работать иначе, и без регламента и обучения система остаётся пустой, а учёт продолжают вести в прежних таблицах. В предложении стоит прямо назвать, какие ручные операции заменяются, какие остаются, кто со стороны заказчика утверждает новый регламент и как передаются знания команде.
Из каких блоков собрать предложение
Опишите автоматизируемый процесс от входящего события до результата: участники, шаги, используемые сейчас таблицы и почтовые переписки, точки принятия решений. Отдельно перечислите смежные процессы, которые остаются без изменений, чтобы граница проекта читалась однозначно.
Составьте перечень конкретных действий, снимаемых с сотрудников: повторный ввод данных, сверка двух списков, ручной расчёт, рассылка уведомлений, сбор отчёта из нескольких файлов. Здесь же назовите операции, которые сознательно остаются ручными, — например утверждение и разбор исключений.
Покажите, как процесс идёт после внедрения: маршрут заявки, статусы, кто и на каком шаге видит и меняет данные. Опишите роли и разграничение прав, включая роль администратора со стороны заказчика, и укажите, что структура ролей утверждается до начала разработки.
Разбейте работу на этапы или спринты с проверяемым результатом каждого: анализ и описание процесса, прототип экранов, разработка логики, перенос накопленных данных, тестирование на реальных заявках. Для каждого этапа назовите, что заказчик получает и что подтверждает.
Опишите, как процесс закрепляется у людей: письменный регламент работы в системе, инструкции по ролям, обучающие сессии для групп сотрудников, период опытной эксплуатации с сопровождением. Укажите, кто со стороны заказчика собирает сотрудников и утверждает регламент.
Считайте от объёма: число автоматизируемых процессов, число ролей и экранных форм, часы аналитики и разработки, количество спринтов. Отдельно вынесите то, что не входит в базовый объём: перенос исторических данных, доработки после опытной эксплуатации, дополнительные обучающие группы.
Зафиксируйте сроки по этапам, порядок приёмки и предельное время ответа заказчика на вопросы аналитика. Отдельным разделом опишите поддержку после запуска: месяцы сопровождения, порядок обращений, что относится к исправлению ошибок, а что к новым доработкам.
Что обычно входит в смету
- Обследование и описание процесса «как есть»процесс
- Интервью с участниками процесса и владельцемчас
- Описание целевого процесса и маршрутовпроцесс
- Проработка ролей и матрицы прав доступароль
- Прототип экранных формформа
- Разработка функциональностиспринт
- Настройка правил и автоматических уведомленийсценарий
- Перенос накопленных данных из таблицсправочник
Блоки, смета с расчётом и условия уже готовы — останется вписать свои цены. Клиент открывает ссылку в браузере, а вы видите, кто её открыл и докуда дочитал.