Частые ошибки: офисная мебель
Офисную мебель почти никогда не выбирает один человек. Предложение читают закупщик, административный директор и служба безопасности здания, и каждому нужен свой срез: цена за рабочее место, соответствие требованиям к материалам, график завоза. Поэтому документ строится не как рассказ о мебели, а как таблица, которую можно сравнить с двумя другими предложениями по одинаковым позициям. Чем ближе структура к привычной тендерной форме, тем меньше шансов, что предложение отложат до уточнений. Отдельно стоит помнить, что решение принимается по совокупности условий, а не только по итоговой сумме.
Смета собрана списком отдельных предметов вместо расчёта на рабочее место. Закупщику нечего сравнивать с другими предложениями, и документ откладывают до появления сопоставимой формы.
Не приложены сертификаты и декларации на материалы и ткани. Служба закупок не может провести поставщика по внутренней процедуре, и предложение выбывает уже после согласования цены.
Кабель-менеджмент не описан, лючки и лотки в спецификацию не попали. Провода выводят поверх столешниц, а вопрос, кто ставит блоки розеток, всплывает в день монтажа.
Не оговорены условия проноса: габариты лифта, узкие лестницы, работа в нерабочие часы и согласование пропусков. Бригада приезжает в рабочий день, доступ на этаж закрыт, и выезд оплачивается впустую.
Не сказано про допоставку. Через год компания расширяет штат, серия снята с производства, и новые места приходится собирать из другой линейки, которая не стыкуется с существующими.
Блоки, смета с расчётом и условия уже готовы — останется вписать свои цены. Клиент открывает ссылку в браузере, а вы видите, кто её открыл и докуда дочитал.